Vào thẳng nội dung

IV.9 Kho dữ liệu

I. Mục đích sử dụng#

Chức năng được phát triển nhằm mục đích:

  • Thu thập thông tin trực tuyến: Đơn vị có thể gửi đường liên kết (link) để người tham gia tự kê khai thông tin trực tiếp trên hệ thống.

  • Giảm thao tác nhập liệu: Dữ liệu được người tham gia khai báo trực tiếp, giúp hạn chế sai sót và giảm thời gian nhập liệu cho đơn vị.

  • Xác thực và chỉnh sửa thông tin dễ dàng: Người tham gia có thể chỉnh sửa thông tin đã gửi thông qua đường dẫn xác thực được gửi qua email.

  • Đảm bảo an toàn dữ liệu: Thông tin cá nhân được thu thập và xử lý theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

  • Quản lý tập trung: Đơn vị có thể theo dõi, rà soát và chuyển dữ liệu thu thập vào danh sách quản lý chính thức ngay trên hệ thống.

Chức năng này giúp đơn vị nâng cao hiệu quả quản lý thông tin người tham gia, đồng thời tối ưu hóa quy trình thu thập và cập nhật dữ liệu.

II. Đối tượng sử dụng#

  • Chức năng hiện tại chỉ áp dụng với đối tượng là Học sinh - sinh viên

III. Các bước thực hiện#

Bước 1. Truy cập Kho dữ liệu

Bước 2. Thiết lập mẫu và sao chép liên kết

  • Trường hợp lần đầu sử dụng, bạn cần vào Thiết lập mẫu để xuất bản form và tạo đường liên kết gửi cho người tham gia (NTG)

Lưu ý: Trường dữ liệu nào đã cấu hình khi thiết lập mẫu thì sẽ hiển thị giá trị cố định ở form và không cho sửa

  • Sau khi thiết lập mẫu thành công, người sử dụng tiến hành Sao chép liên kết để gửi đến cho người tham gia

  • Khi sao chép liên kết thành công thì sẽ hiển thị bảng thông báo Sao chép liên kết thành công.

  • Trường hợp sao chép liên kết hiển thị thông báo Liên kết không tồn tại hoặc đã hết hạn.Bạn sử dụng chức năng Thiết lập mẫu để thiết lập lại thời gian hiệu lực và xuất bản đường liên kết mới.

Bước 3. Người tham gia kê khai thông tin

  • Người tham gia sử dụng liên kết do người quản trị gửi để truy cập vào form kê khai thông tin

  • Hiện tại hỗ trợ form nhập thông tin trên cả Desktop và Mobile.

  • NTG nhập thông tin vào form

Trường hợp người tham gia muốn chỉnh sửa thông tin đã gửi, người tham gia chỉ cần nhập Họ và tên, số CCCD/ĐDCN và Tỉnh/TP khai sinh. Hệ thống sẽ kiểm tra nếu người tham gia kê khai thông tin Email trước đó thì sẽ gửi email kèm liên kết chỉnh sửa thông tin về email của người tham gia.

  • Xác nhận và Gửi thông tin

Lưu ý:
- Nếu NTG để trống Mã số BHXH, người tham gia phải nhập các thông tin ở mục III. Thành viên HGD
- Nếu NTG nhập Mã số BHXH, người tham gia có thể để trống mục III. Thành viên HGD
- Mối quan hệ mặc định giữa NTG với chủ hộ là Con. Nếu khác, chọn trong hộp lựa chọn
- Nếu NTG là chủ hộ, thông tin của NTG sẽ tự động điền vào mục Thông tin chủ hộ và không thể chỉnh sửa. Muốn thay đổi, chỉnh sửa thông tin tại mục I. Thông tin Học sinh - sinh viên

Bước 4. Người quản trị xử lý thông tin NTG đã kê khai

  • Thông tin của NTG sau khi kê khai được lưu trữ tại Kho dữ liệu.

  • Người quản trị có thể Xem chi tiết, Chỉnh sửa, Xóa thông tin NTG.

  • Trường hợp có nhiều NTG, người sử dụng có thể thực hiện Xuất file excel và sử dụng file đã xuất để nạp vào danh sách chính thức. Xem hướng dẫn nạp NTG từ excel tại đây

  • Ngoài ra, người sử dụng có thể lựa chọn cách thức để chuyển đổi dữ liệu NTG sang danh sách chính thức. Dữ liệu sau khi chuyển đổi được xóa khỏi danh sách NTG của Kho dữ liệu.

Chức năng Chuyển NTG được chọn: chuyển đổi những người tham gia được chọn sang danh sách chính thức.

Chức năng Chuyển toàn bộ NTG: chuyển đổi tất cả NTG trong Kho dữ liệu sang danh sách chính thức.

  • TH1: Khi chuyển đổi người tham gia sang danh sách chính thức phần mềm không phát hiện ra thông tin bất thường của người tham gia sẽ hiển thị bảng thông báo Cập nhật dữ liệu thành công.

  • TH2: Khi chuyển đổi người tham gia sang danh sách chính thức nếu phần mềm phát hiện ra thông tin bất thường của người tham gia sẽ hiển thị bảng thông báo Đối chiếu dữ liệu

Lưu ý: Những ô báo đỏ là thông báo dữ liệu lỗi, cần phải sửa lại. Di chuyển con chuột trỏ vào các ô báo đỏ để biết thông tin lỗi

  • Cách xử lý các thông tin của người tham gia bị cảnh báo trên bảng Đối chiếu dữ liệu

  • Sau khi xử lý các trường hợp cảnh báo trong bảng thông báo, click Cập nhật chờ quá trình chuyển đổi dữ liệu sang danh sách người tham gia thành công.